Over de Witte kassa voor de horeca

Steeds vaker zien we de witte kassa voorbijkomen, maar wat is dit nu eigenlijk? Dit noemt men ook wel het Geregistreerde Kassasysteem (GKs). Deze kassa is in België momenteel de standaard geworden, en het systeem is opgelicht door de Federale Overheid. Doel is om zwart geld, witwassen en meer van dat soort criminele geldstromen tegen te gaan. De reden waarom we de witte kassa met name in de horeca terug zien komen, is omdat daar bij uitstek zwart geld wordt uitgegeven. We vertellen je alles over de witte kassa, en waarom deze wordt gebruikt. 

De witte kassa als middel tegen het criminele circuit 

De witte kassa, zoals de officiële term luidt, staat geregistreerd bij de Federale Overheidsdienst Financiën, op dit moment nog vooral in België. De diverse onderdelen van deze kassa, zoals ook de kaart en controlemodule FDM, kunnen niet gewijzigd worden door particuliere ondernemingen of grotere horecaondernemingen. Sinds 1 juli 2016 is dit systeem verplicht binnen de Belgische horeca, welke meer dan 25.000 euro omzet pakt. Daarbij is het begrip horeca een vrij brede omschrijving, want het gaat niet alleen om bars of clubs, maar ook meubelzaken en koffiehuizen. Uitgangspunt is hierin dat ‘maaltijden ter plaatse’ worden genuttigd. Dat klinkt vreemd. Wat betekent het?

Maaltijden ter plaatse staat voor het nuttigen van eten op de plaats waar het verkocht wordt. Een drankje naast het eten of meeneemmaaltijden worden niet meegenomen in dit concept. Er zijn tevens uitzonderingen voor foodtrucks op een festival of slagerijen, om maar eens twee grote voorbeelden te noemen die niet gebruik hoeven te maken van de witte kassa. De eerder genoemde 25.000 euro omzet geldt trouwens op jaarbasis, en dat is voor veel bedrijven een haalbaar cijfer. 

De black box naast een witte kassa

blackbox kassaIn een witte kassa worden transacties automatisch geregistreerd. Het gaat daarbij onder meer om transacties, verkopen en retourzendingen. De zwarte doos, ook wel de black box genoemd, is het systeem dat hieraan gekoppeld wordt. Dit is overigens geen verplichting. De black box staat voor een fiscale controlemodule. Hier dient een Vat Signing Card (VSC) gekoppeld te worden, welke data kan opslaan. Deze data kan je zelf bijhouden, maar het geautomatiseerde systeem biedt veel voordelen. Stel dat je controles krijgt van de fiscus, dan kan deze snel en efficiënt de belangrijkste gegevens uit je black box opvragen. Maak je als onderneming geen gebruik van een gekoppelde black box, dan dien je zelf de data te overleggen met de fiscus. 

Onderneming met delivery service: hoe werkt dat?

Stel dat je als onderneming veel afhaalmenu’s verkoopt of aan huis aflevert, hoe zit het dan met de verplichting tot een witte kassa. Er is in dat geval namelijk geen sprake van een ‘maaltijden ter plaatse’, en dat roept de nodige vragen op. Hiervoor is een speciaal concept toegevoegd aan de witte kassa. Alle transacties moeten in de witte kassa vermeld worden, en dus ook de delivery service. Om alles op de juiste manier te registreren, dient een btw kasticket te worden toegekend aan iedere bestelling. Zodoende worden alle bestellingen op de juiste manier geregistreerd in de module. 

Stel dat je een bezorgservice in huis haalt, welke de meeneemmaaltijden voor jou langs de deur brengt, hoe gaat één en ander dan in zijn werk? Deze bestellingen van klanten komen vaak samen in speciale software, en hoeven zodoende niet stuk voor stuk ingevoerd te worden in de witte kassa. In plaats daarvan worden deze bestellingen in bulk toegepast op het systeem, en daarmee is de registratie ervan een stuk eenvoudiger en buitengewoon efficiënt. Goed voor de ondernemer, en een positief element voor de Federale Overheid. 

De kosten voor een witte kassa 

Een witte kassa kopen kan bij verschillende leveranciers. Omdat het verplicht is, is het natuurlijk interessant om te vergelijken. Richtprijs wordt ongeveer geschat op 400 euro. Voor een deel is de prijs van een witte kassa afhankelijk van de snelheid en extra mogelijkheden. Tevens is de witte kassa, in dit geval in België, een digitale investering in je zaak. Doorgaans worden deze dan ook fiscaal aftrekbaar aangeschaft. 

Witte kassa verplicht

In Belgie is witte kassa voor ondernemingen onder horeca verplicht . Desondanks is het altijd het overwegen waard. Wil je niet onverwacht te maken krijgen met zwart geld of witwaspraktijken, en wil je voor de eigen boekhouding beschikken over een geautomatiseerd systeem, dan is de witte kassa ook een goede uitkomst. 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *