De Belgische horecasector heeft de afgelopen jaren aanzienlijke veranderingen ondergaan, met name op het gebied van digitale transacties en fiscale controle. De introductie van de witte kassa, officieel bekend als het Geregistreerd Kassasysteem (GKS), was een belangrijke stap in de strijd tegen zwartwerk en belastingontduiking. Nu komt er een geavanceerde versie die nog meer transparantie en efficiëntie zou moeten bieden, de Witte Kassa 2.0.
Wat is de Witte Kassa?
Voor de invoering van het GKS was de Belgische horecasector berucht om het hoge percentage zwartwerk en de mogelijkheid om omzet buiten de boekhouding te houden. Dit leidde tot oneerlijke concurrentie en aanzienlijke belastingverliezen voor de overheid.
Om dit probleem aan te pakken, besloot de Belgische overheid het gebruik van een gecertificeerd kassasysteem verplicht te stellen voor horecazaken met een jaarlijkse omzet uit restaurant- en cateringdiensten. Dit systeem moet elk geregistreerd verkoopbewijs opslaan en doorsturen naar de fiscale administratie, waardoor fraude sterk werd bemoeilijkt.
Waarom een Witte Kassa 2.0?
Hoewel de huidige witte kassa helpt bij het bestrijden van fraude, blijven er enkele uitdagingen bestaan:
- Omzeiling en misbruik: Sommige ondernemers proberen nog steeds manieren te vinden om het systeem te omzeilen.
- Complexiteit: Veel gebruikers ervaren de administratieve verplichtingen als omslachtig.
- Technologische vooruitgang: Kassasystemen blijven evolueren en nieuwe technologieën zoals cloud software en AI kunnen efficiëntere oplossingen bieden.
Een vernieuwde Witte Kassa 2.0 zou deze knelpunten kunnen aanpakken door gebruik te maken van geavanceerde technologieën en strengere controlemechanismen.
Daarom voorziet een nieuwe ontwerpwet in de introductie van het GKS 2.0. De kernwerking blijft behouden: transactiedata worden beveiligd met een digitale handtekening binnen de Fiscale Data Module, maar een VAT signing card is niet langer vereist. Bovendien wordt de administratie vereenvoudigd door nog slechts één auditfile te hanteren, ongeacht de gebruikte kassasoftware.
De grootste vernieuwing is dat (detail)transactiegegevens voortaan online en in realtime naar de btw-administratie worden doorgestuurd, wat controle op afstand mogelijk maakt. Daarnaast wordt onderzocht of het systeem ook breder inzetbaar is, buiten de horecasector.
Voordelen van de Witte Kassa 2.0
- Gestandaardiseerde Transactie Audit: Dankzij een uniforme manier van transactieverwerking biedt de GKS 2.0 een duidelijke en controleerbare audittrail. Dit helpt bedrijven om eenvoudiger aan fiscale verplichtingen te voldoen en versterkt het vertrouwen in het systeem.
- Afschaffing van de VAT Signing Card: Met de nieuwe versie is de VAT Signing Card niet langer nodig. Dit vermindert de operationele kosten en maakt het beheer van het kassasysteem eenvoudiger, omdat er geen fysieke kaart meer nodig is voor de registratie van btw-transacties.
- Snellere gegevensoverdracht: De GKS 2.0 zorgt voor een snellere en efficiëntere communicatie met de belastingdiensten. Dankzij verbeterde dataverwerking worden transacties in real-time of met minimale vertraging doorgegeven, wat administratieve processen versnelt.
- Digitale kassabon: Het systeem ondersteunt nu de uitgifte van digitale kassabonnen, wat papierverbruik vermindert en bijdraagt aan een duurzamere bedrijfsvoering. Klanten kunnen hun bon eenvoudig digitaal ontvangen, wat zorgt voor extra gemak en een betere archivering.
- Verhoogde snelheid: Dankzij technologische optimalisaties werkt de GKS 2.0 sneller en efficiënter. Dit betekent kortere wachttijden voor klanten en een vlottere werking voor handelaren, waardoor de algehele klantervaring verbetert.
De inwerkingtreding en overgangsregeling van GKS 2.0
Vanaf 1 januari 2024 trad deze regeling wettelijk in werking. Er was echter een overgangsregeling voorzien voor gevallen waarin op 31 december 2023 al een certificatie van het GKS was aangevraagd of verkregen. In dat geval gelden de nieuwe regels pas vanaf 1 januari 2027, waardoor deze kassasystemen uiterlijk op 31 december 2026 moeten voldoen. Voor kassasystemen waarvoor de aanvraag op of na 1 januari 2024 is ingediend, zijn de nieuwe regels direct van toepassing.
